Puede que tengas el día repleto de citas. te preparas para optimizar cada hora, enfocarse en tu cliente y entregarle la mejor experiencia posible. Un mundo sin reservas sería un lugar mucho más caótico para empresas de cualquier tamaño. Facilitar el trabajo de cada empleado y no hacer perder el tiempo a los clientes son unas de las principales motivaciones por las que la agenda online se ha vuelto tan famosa.
Pero el agendamiento también tiene sus retos y debemos aprender cómo gestionar reservas. Por ejemplo, las citas por primera vez pueden resultar poco confiables. Entonces, ¿Qué hacer cuando ocurre una cancelación de última hora? ¿Cómo hacer para que no sea tiempo perdido? En vez de pensar en todas las cosas que pudo haber hecho en ese tiempo o quizás usarlo para descansar. Dirige tu atención en qué puede hacer la próxima vez que le ocurra.
Pensemos que cuando una empresa sufre la cancelación de una cita no es demasiado tarde para actuar.
Las listas de espera o sistema de reserva de último minuto
Ahora hay un lugar disponible. Veamos esto como algo positivo. De la nada puede ofrecer una cita a alguien que no lo esperaba creando una lista de espera. Una buena forma es utilizar las redes sociales o a través del correo electrónico. Si tiene un sistema de reserva de citas de última hora en línea, esto podría ayudarlo en esos momentos.
Además, con la aceptación de reuniones remotas, las sesiones a última hora son una posibilidad mucho más práctica que hace 10 años.
Los días sin citas o si tiene un largo periodo de tiempo libre también es aprovechable. En estos casos puede realizar citas limitadas para los clientes más impulsivos.
Aunque quizás la mejor manera sea evitar las cancelaciones, pero, ¿cómo?
Términos para una Política de cancelación
Cualquier empresa, ya sea una pyme o una gran empresa se beneficia de tener un conjunto de condiciones claras para prestar el servicio. Estas se deben comunicar al cliente antes o al momento de la reserva. Dentro de esta política de cancelación debe ir aquello que es y que no es aceptable en los términos de cambiar o anular el acuerdo de reserva.
Algunas de los términos que debe incluir esta política son:
Periodo de tiempo
Pregúntate ¿cuánto tiempo me tomará llenar el espacio con una nueva sesión? El estándar suele ser 24 horas. Pero no hay una razón por la que necesites un poco más de tiempo. Al principio parecerá que esto puede causar una mala impresión. Sin embargo, si dejas claro lo mucho que valora su tiempo y que además tiene mucha demanda, lo más probable es que el cliente evite jugar con su tiempo.
Multa
Una penalización monetaria por cancelación tardía también es válida. Un cargo administrativo, por ejemplo, es aceptable. En este caso puede ser flexible, claramente si le ha ocurrido una tragedia a su cliente no querrá ser tan estricto en estos casos.
De igual manera, otros también otorgan un poco más de indulgencia a los clientes que son más antiguos y que han sido fieles durante mucho tiempo.
Información del contacto
Asegúrese de tener un canal de contacto efectivo con su cliente. Es necesario que se pueda comunicar con usted para que si necesita realizar una cancelación todo quede claramente comunicado lo antes posible.
Transparencia
Por último, todo debe estar visible, En su página web, en su WhatsApp, en su agenda de citas virtual o cualquier otro canal de contacto, y, especialmente, en el contrato. De este modo evitará que su cliente se haga ignorante de las condiciones previamente establecidas.
